Informasi dan Tahapan yang Perlu Dilakukan di EMIS 4.0

Guru Jugan - Sebagaimana sebelumnya telah diinformasikan secara resmi Emis 4.0 adalah satu satunya pendataan Madrasah digunakan, setelah sebelumnya mendua dengan emis lama. Informasi ini berdasarkan Surat edaran tentang Bulan Data Pendikan Islam, informasinya klik pada link berikut ; Bulan Data.

Pada kesempatan ini Guru Jugan akan membahas tentang apa saja yang perlu dilakukan setelah http://emispendis.kemenag.go.id/emis_madrasah/ berpindah pengerjaannya secara total ke EMIS 4.0 yang beralamat di emis.kemenag.go.id.

A. Informasi Awal 

• Migrasi data dari Emis lama ke EMIS 4.0 adalah data siswa hasil Cut Off 26 Maret 2021. Setelah tanggal tersebut tidak masuk datanya ke EMIS 4.0
• Seluruh Madrasah harus sudah menggunakan Emis 4.0
• Email pengelola yang tidak aktif Harus daftar ulang, karena sewaktu-waktu akan ada notifikasi ke email tersebut.
• Jika belum mempunyai akun User Champion / Operator / pengelola lembaga, siapkan Surat Tugas untuk di upload saat mendaftar akun Lembaga.

Baca Jugan : 

• Cara Jitu Agar Siswa Masuk Verval-PD
• Cara Mendaftar Akun Kepala Madrasah di emis.kemenag.go.id
• Cara Mengatasi Masalah di Emis 4.0 (Gagal Login/Registrasi Akun Kepala Lembaga dll)
• Daftar Kode Wilayah Emis Madrasah Se-Indonesia Raya (Template Emis)
• Informasi dan Tahapan perlu dilakukan di EMIS 4.0
• Integrasi Data EMIS dan DAPODIK Tahun 2021
• Pemutakhiran Pendataan Siswa Kelas Akhir melalui Emis Untuk Blanko Ijazah
• Q & A Rilis #1 Emis 4.0 https://emis.kemenag.go.id

B. Perubahan Data / Detail Siswa

1. Nama yg diinput harus sesuai dengan mana yang tertulis di KK (Kartu Keluarga) meskipun di ijazah beda
2. Data pokok siswa dan/ortu yang ada perubahan harus disetujui Kabupaten/Kota dan menyertakan upload KK
3. Untuk memudahkan memeriksa data siswa, kita bisa filter diurutkan dari besar kekecil atau sebaliknya dan kembali ke susunan awal, tinggal klik judul kolomnya berkali-kali
4. Untuk melakukan Perubahan data pokok yang sudah dikunci harus dilakukan di verval Pd
5. Jika ada perbaikan alamat siswa dan kita memilih tempat tinggal siswa dengan pilihan “Tinggal dengan orang tua” isian siswa tidak bisa di klik karena akan otomatis isiannya sama. Tetapi jika mengisi tinggalnya ikut dengan saudara/wali/lainnya” harus mengisi sendiri
6. Untuk data Koordinat alamat siswa sifatnya opsional
7. Nomor telepon yang dalam satu keluarga digunakan oleh semua untuk belajar/berkomunikasi, bisa diisi nomor telepon yg lain atau nomor telepon saudara. Jadi nomor telepon yg diinput jangan sama untuk yg digunakan oleh beberapa orang
8. Jika saat pengisian data eror, caranya: klik kanan,pilih inspect tab network, respon, klik yg merah. Jadi akan keliatan penyebab eror nya
9. Jika kita mengklik data ortu “meninggal/tidak diketahui”, tidak usah diisi
10. Alamat siswa yg tinggal di Luar Negeri di Emis 4.0 sudah bisa diinput sekarang. Emis lama belum memfasilitasi ini
11. DIHARUSKAN Upload kartu keluarga jika ada perubahan data pokok saja. Jadi sifatnya optional
12. Jika ada perubahan data hanya alamat, atau hal-hal lainnya yang bukan pokok/tidak terlalu penting, tidak usah upload KK
13. Fokus: PERBAIKAN DATA-DATA POKOK SISWA
14. Untuk perubahan data aktif atau tidak aktif belum dibuka.
15. KK ortu menjadi wajib di upload jika ada PERUBAHAN DATA POKOK. Jika tidak ada NIK harus upload KK
16. REFERENSI EMIS KK, JADI YG DIINPUT HARUS SESUAI KKKK BUKAN IJAZAH SEBELUMNYA
17. KK ortu wajib sudah disinkron di dukcapil
18. Untuk pengisian data Prestasi Siswa upload penghargaan sifatnya optional
19. Upload Foto siswa sifatnya tidak wajib/optional. Namun jika di upload lebih baik
20. Perbaikan data pokok siswa hanya bisa dilakukan di Verval PD jika sudah dibuka oleh Kemendikbud
    
    

C. Mutasi Siswa 

1. Alur EMIS lama untuk mutasi siswa harus dari sekolah asal (lama) kalau alurt Emis 4.0 bisa dari kedua pihak
2. Untuk proses mutase dari sekolah asal: jangan lupa yg diinput adalah nomor dokumen Emis 4.0 (yg digenerate dari emis utk verifikasi data) bukan nomor suratnya
3. Mutasi siswa di akhir proses adalah: harus ada 2 persetujuan mutasi dari kedua lembaga
4. Untuk tutorial proses mutasi siswa bisa dilihat di video tutorial web: https://emis.kemenag.go.id menu Panduan Penggunaan nomor video tutorial: 12, 14, 18
5. Untuk mutasi keluar, No surat keterangan nomor diisi sendiri lgs oleh madrasah sesuai agenda surat masing-masing. Surat Pengajuan mutasi yang dicetak oleh system sengaja ada jarak di margin atas, untuk tempat kop surat
6. NOMOR DOKUMEN EMIS ada dihalaman surat mutasi di bagian paling bawah
7. Proses selanjutnya di lembaga yg menerima login dan pilih: mutasi masuk
8. Jika tidak ada nomor dokumen, klik tidak ada, diisi manual
9. Jangan lupa harus ada persetujuan kepala sekolah dari kedua lembaga (yg mengeluarkan dan menerima mutasi siswa)
10. Jika ditolak, harus ditulis alasan penolakan mutasinya. Setalah ok, bisa di download Pdf nya
11. Untuk fitur periksa/monitoring Data AKM, jika masih merah, berarti belum lengkap datanya
12. Jika ada dobel siswa mungkin siswa tsb sekolah lagi di sekolah lain dan datanya diinput di sekolah barunya tsb. Solusinya: harus mutasi

D. Mutasi Kepala Madrasah

Bagaimana jika kepala madrasah ternyata mutasi/dimutasi ke Madrasah lain?, Kepala Madrasah tersebut harus daftar akun kepala lagi di madrasah baru. Jadi akun Emis 4.0 nya tidak bisa dimutasikan

E. Fitur Guru / GTK 

Untuk fitur Guru / GTK untuk sementara masih belum dimigrasikan dari Emis lama ke Emis baru 4.0

F. Fitur Konfirmasi & BAP

Apakah ada fitur Konfirmasi & BAP di E 4.0? Sementara masih konfirmasi saja (belum ada BAP)

G. User Champion/Operator

• Email lama tapi op baru, lebih baik buat akun op baru
• Proses yg urgen operator lembaga adalah FOKUS ke perapihan data dulu
• Ada masalah untuk proses Emis 4.0 bisa ditanyakan lewat live agent

Baca Jugan :

• Contoh SK Penetapan Kelulusan Peserta Didik + Lampirannya Tahun Pelajaran 2020/2021
• Download Contoh Surat Keterangan Lulus (SKL) Tahun 2020/2021
• Juknis Penyusunan Soal Higher Order Thinking Skills (HOTS) Pada Madrasah
• Kalender Akademik Tahun Pelajaran 2021-2022
• Mekanisme Kelulusan dan Kenaikan Kelas Di Madrasah Tahun Pelajaran 2020/2021
• Tanggal Rapor, Ijazah, dan Kelulusan jenjang RA, MI, MTs dan MA Tahun Pelajaran 2020/2021

Demikian informasi tentang Informasi dan Tahapan perlu dilakukan di EMIS 4.0, semoga infomasi ini bermanfaat untuk kita semua. Aamiin.